Положение о Диалоговой Площадке ИПДО 2021
Положение о Диалоговой Площадке с изменениями, принятыми в 2021 году
Процедура и форма оценки сотрудников Общественного Объединения «ЭХО»
Определение процедуры оценки для ОО «ЭХО»
Оценка - это процедура, которая позволяет измерить деловые и личностные качества сотрудников, уровень их профессиональной компетентности, результаты работы и потенциал в разрезе достижения целей Организации.
При правильной разработке и проведении оценка — это эффективный инструмент, позволяющий руководителю:
• Выявить сильные стороны и зоны развития каждого сотрудника;
• Выбрать наиболее перспективных сотрудников и прицельно развивать их;
• Сформировать у сотрудников мотивацию к обучению и развитию;
• Оценить эффективность персонала в командной работе.
1. Оценка работы сотрудников организации проводится в целях: - создания эффективной системы повышения профессионального уровня.
2. Оценка работы сотрудников организации базируется на следующих принципах:
- регулярность проведения;
- комплексность;
- объективность;
- процесс оценивания и результаты оценки должны быть доступным;
- сравнимость основных показателей деятельности;
- возможность уточнения показателей и критериев;
- процедура оценки должна вписываться в общую систему кадровой работы и не нарушая деятельности организации.
3.Оценка деятельности сотрудников организации производится ежегодно.
Форма оценки и самооценки сотрудников ОО «ЭХО» включена в ежегодный SWOT- анализ деятельности организации.
3.1 Ежегодно при подведении итогов года коллектив ОО «ЭХО» проводит расширенную планерку сотрудников, с отчетами сотрудников каждой структурной группы и работы коллектива в целом.
3.2 После обсуждения отчетов проводится SWOT- анализ проведенной работы. SWOT- анализ содержит 4 раздела, Слабые и Сильные стороны в деятельности организации, а также Возможности и Угрозы (риски) для деятельности организации.
3.3 В каждом разделе SWOT- анализа учитываются достижения и недостатки в работе сотрудников ОО «ЭХО» в целом, каждой структурной группы и индивидуально. SWOT- анализ позволяет выявить слабые стороны для оценки и самооценки, чтобы исправить имеющи5еся недостатки в работе.
3.4 Работа над SWOT- анализом заносится в протокол, вырабатываются общие рекомендации и индивидуальные предложения по улучшению от всех сотрудников, которые затем выносятся на общее обсуждение.
3.5 Этапы оценки сотрудников ОО «ЭХО». - индивидуальная самооценка; - коллективное обсуждение итогов групповой работы; - сопоставление результатов оценки каждого участника; - итоговое обсуждение; - составление индивидуальных заключений и выработка общих рекомендаций.
3.6 Все принятые рекомендации и предложения находят отражение в составлении стратегического плана ОО «ЭХО» на следующий год. (Например: 1. Выявлена необходимость повышения профессиональных навыков по работе с волонтерами - решение: поиск тренингов, семинаров, консультантов, специальной литературы. 2. Слабая юридическая подготовка сотрудника по конкретной проектной задаче требует детального изучения рисков со специалистами в данной области - решение: консультации с экспертами и выработка общих рекомендаций).
4. Оценка в ОО «ЭХО» проводится путем самооценки без привлечения внешних экспертов.
5. Критерии оценки сотрудников, которые учитываются в работе над SWOT- анализом должны включать в себя две группы: - критерии, вытекающие из целей и задач ОО «ЭХО»; - критерии, связанные с организацией работы ОО «ЭХО».
5.1 Критерии, вытекающие из целей и задач ОО «ЭХО»:
• Наличие и качество необходимых внутренних документов,
• Эффективность системы контроля за деятельностью сотрудников ОО «ЭХО»;
• Наличие системы управления рисками и её эффективность.
5.2 Критерии, связанные с организацией работы ОО «ЭХО»:
• Профессиональная подготовка Сотрудников ОО «ЭХО»;
• Наличие стратегического плана деятельности ОО «ЭХО»,
• Распределение обязанностей.
5.3 В процессе оценки определяются:
1) индикаторы успешности осуществляемых видов деятельности;
2) перспективы изменения условий деятельности;
3) индикаторы успешности новых видов деятельности.
6. Привлечение внешних экспертов по оценке возможно при наличии финансирования.
Протокол по внешним коммуникациям
Информационная работа/коммуникации - один из важнейших компонентов в продвижении миссии и всех направлений деятельности Общественного Объединения «ЭХО».
Внешние коммуникации также имеют решающее значение для построения лояльных отношений со всеми группами влияния и создания позитивного имиджа организации в долгосрочной перспективе.Сотрудники ОО «ЭХО» являются ключевыми представителями при ведении коммуникаций со всеми целевыми аудиториями. Протокол по внешним коммуникациям разрабатывается специалистом по PR, отдается на рассмотрение сотрудникам, которые могут вносить предложения и дополнения. Протокол утверждается на собрании коллектива организации.
Штат ОО «ЭХО»:
Директор правления
Программный координатор
Системный администратор
PR-менеджер
Координатор проектов
Бухгалтер
Переводчик
Секретарь
(По необходимости организация привлекает к работе волонтеров.)
Данный Протокол по внешним коммуникациям описывает принципы взаимоотношений сотрудников ОО «ЭХО» с различными целевыми аудиториями.
Коммуникационные протоколы:
1. Протокол по обмену информацией с донорами.
2. Протокол по обмену информацией с партнерами /организациями-членами.
3. Протокол по обмену информацией с правительством.
4. Протокол по работе со СМИ (Образцы пресс-материалов, Приложения).
5. Протокол по реагированию в кризисной ситуации.
6. Использование логотипа.
1.Протокол по обмену информацией с донорами
1) Сотрудники ОО «ЭХО» учитывают потребности доноров и проводят анализ потенциальных программ на соответствие миссии организации.
2) Важно следовать посланиям PR стратегии для разных типов доноров.
3) Всегда определять главное контактное лицо, ответственное за связь с конкретным представителем Доноров и своевременно информировать донорскую организацию.
4) Нужно своевременно отвечать на запросы доноров по вопросам проектной деятельности, стараться персонализировать сообщения и промо-материалы.
5) Следует использовать каждую возможность для приглашения представителей донорских организаций на мероприятия ОО «ЭХО», поддерживать регулярный обмен информацией.
6) По возможности необходимо сопровождать каждую встречу благодарственными письмами, отправлять им поздравительные открытки по случаю праздников.
7) Руководитель организации инициирует первый контакт с представителями Донорских организаций и проводит встречи.
8) В целях эффективности встреч с донорами по конкретным программам и проектам, рекомендуется привлекать на официальные встречи с сотрудников, которые будут работать по данному проекту.
9) PR специалист составляет график встреч с заинтересованными лицами и при необходимости сопровождает руководителя организации и Координатора проектов на встречах и общественных мероприятиях.
10) Координатор проектов организовывает встречи с представителями донорских организаций по просьбе руководителя.
2.Протокол по обмену информацией с партнерами /организациями-членами
1) Включить развитие сети партнерских организации во всех регионах Республики Казахстан в приоритетное направление в работе ОО «ЭХО».
2) Привлекать партнеров ОО «ЭХО» к активному участию в информационных кампаниях, общенациональных проектах.
3) Активно вовлекать партнеров в информационную, проектную и исследовательскую деятельность.
4) Своевременно информировать партнеров обо всех изменениях в ОО «ЭХО», новых процедурах и программах, которые касаются сферы интересов партнеров/членов (изменение контактного лица, изменения в сроках, и порядке представления заявок на гранты, и т.д.)
5) Проводить рабочие онлайн встречи не реже 1 раза в квартал по мере необходимости при реализации общих проектов.
6) Делиться с партнерами новостями, инструкциями, результатами исследований и другие материалы.
7) Планомерно организовывать обучение и возможность для профессионального роста региональных партнеров.
8) Сотрудникам ОО «ЭХО» выстраивать уважительные взаимоотношения с партнерами, ценить время и усилия, демонстрировать профессионализм при проведении переговоров и контроле над исполнением проектов.
9) Конфликтные вопросы рассматривать своевременно и объективно. Обязательно информировать потенциальных и существующих партнеров о своем несогласии по вопросам контрактов во избежание дальнейших конфликтов и непонимания.
3. Протокол по обмену информацией с правительством.
1) ОО «ЭХО» осуществляет постоянный мониторинг и анализ политических и социальных изменений в Республике Казахстан, строит партнерские взаимоотношения с правительством РК по таким вопросам, как выборы, доступ к информации и Инициатива прозрачности добывающих отраслей (ИПДО).
2) Коммуникации в работе с правительством осуществляются несколькими путями: запросы, предоставление информации, обмен мнениями.
3) Участие ОО «ЭХО» в реализации ИПДО в РК отражается: а) в работе Национального Совета Заинтересованных Сторон в качестве равноправного партнера вместе с представителями правительства РК и нефтяных компаний; б) мониторинге и информационной работе с представителями ГО, СМИ и широкой общественностью.
4) При наблюдении за выборами, реализации ИПДО, мониторинге деятельности государственных структур необходимо соблюдать объективность и беспристрастность.
5) При разработке рекомендаций необходимо соблюдать объективность.
6) При встрече с правительственными органами быть открытыми и подтверждать прозрачность деятельности организации.
7) Активно работать с министерствами, Администрацией Президента, местными исполнительными органами и принимать участие в мероприятиях, которые они организуют по направлениям деятельности организации и в инициируемых ими рабочих группах.
8) Включить государственные органы в тематические списки по рассылкам.
9) Размещать отчеты, рекомендации и исследовательские материалы на сайте.
10) Сотрудники организации должны быть вовлечены в аналитическую деятельность и участие в мероприятиях с присутствием государственных структур на местном и национальном уровне.
11) Сотрудникам, перед участием в инициируемом государственными структурами мероприятии от имени организации, рекомендуется консультироваться с Руководством о методах и материалах подачи информации.
4. Протокол по работе со СМИ.
1) Работу со СМИ ведет и координирует PR специалист ОО «ЭХО». В случае поступления запроса со стороны СМИ на имя другого сотрудника, он или она должны сообщить контактные данные и суть запроса PR специалисту.
2) PR специалист принимает все запросы со стороны СМИ, организует встречи и интервью с представителем организации или экспертом.
3) Ответ на запрос СМИ желательно предоставлять в течение 6 часов, но не позднее трех дней со дня поступления запроса, либо дать ответ с указанием срока представления или мотива отказа.
4) PR специалист ведет учет планируемых к массовому освещению мероприятий и проектов и вносит все необходимые данные в соответствующих календарь событий.
5) Для освещения важных событий PR специалист заранее (не позднее 1 недели) готовит макеты пресс-материалов (пресс-анонс, пресс-релиз в приложении), согласованные с руководителем и, при необходимости, донорской и/или партнерской организацией. Затем посредством телефонного звонка, пресс-материала, встречи приглашает представителей СМИ на мероприятие.
6) В пресс-анонсе и пресс-релизе необходимо указать цель и программу события с обязательным указанием всех доступных и рабочих контактных данных для связи.
7) PR специалист также организовывает встречи с журналистами в формате пресс-кофе, пресс-ланча.
8) Рекомендуется поддерживать связи с журналистами на регулярной основе, держать их в курсе последних новостей ОО «ЭХО», приглашать на различные встречи и оправлять поздравительные открытки по официальным поводам.
9) PR специалист также ведет мониторинг и оценку эффективности информационных кампаний и представляет ежемесячный отчет своему руководителю.
5. Протокол по реагированию в кризисной ситуации.
Кризис – в данном случае имеется в виду событие или ситуация, когда организация попадает в центр недоброжелательного внимания СМИ и других внешних целевых аудиторий.
1) При возникновении ситуации, которая расценена сотрудниками ОО «ЭХО» как кризисная, необходимо об этом незамедлительно сообщить руководителю ОО «ЭХО». Руководитель, в свою очередь, принимает решение о необходимости сообщить, о возникшей ситуации сначала Правлению, а затем Общему собранию.
2) PR специалист постоянно отслеживает информационные сообщения по всем каналам и сообщает о результатах контент-анализа своему руководителю. В случае обнаружения негативного материала, порочащего имя ОО «ЭХО», PR специалист должен незамедлительно сообщить об этом руководителю.
3) При наличии согласия руководителя ОО «ЭХО», PR специалист готовит запрос на имя редактора/автора публикации о причине освещения некорректной информации.
4) Руководство ОО «ЭХО вместе с PR специалистом готовит сообщения и письма с учетом возможных вопросов со стороны различных целевых аудиторий. Эти сообщения и письма необходимо разослать в ближайшее время и поддерживать связь с целевыми аудиториями в течение всего «кризисного» периода.
5) Руководство ОО «ЭХО» вправе привлечь внешних консультантов с целью позитивного решения сложившейся ситуации.
6) Руководство ОО «ЭХО» созывает срочное собрание с участием всех сотрудников организации, объявляет состав членов антикризисной группы, озвучивает первичные ключевые сообщения, распределяет обязанности, назначает лица, ответственные за связи с различными целевыми группами, устанавливает периодичность и порядок отчетности. В рамках встречи сотрудники обсуждают возможные вопросы, спровоцированные кризисной ситуацией, а также формулируют ответы на них.
7) PR специалист обязан оформить все предложения в письменном виде, и после согласования и одобрения руководства, обеспечить ими всех сотрудников, вовлеченных во внешние и внутренние коммуникации.
8) Во время кризиса все сотрудники должны сохранять спокойствие, реагировать на любые запросы и вопросы уважительно, с обязательным упоминанием времени, в течение которого заинтересованное лицо сможет получить ответ на свой вопрос.
9) Рекомендуется не менее одного раза в год проводить учебные антикризисные семинары-тренинги с отработкой различных сценариев реагирования и закрепления их в соответствующих нормативных документах организации.
10) Рекомендуется разработать подробный план антикризисных мер с учетом наиболее вероятных сценариев природного, политического и экономического характера.
6. Использование логотипа.
1) Логотип ОО «ЭХО» используется на официальных бланках, визитках, буклетах, баннерах и прочих материалах.
2) Решение о размещении логотипа ОО «ЭХО» принимает только руководитель организации.
3) Логотип ОО «ЭХО» может быть размещен на рекламных материалах и документах (отчеты, материалы исследований, презентации и т.д.) при письменном согласии руководителя ОО «ЭХО
4) Исходные файлы логотипа и требования к фирменному стилю ОО «ЭХО» хранятся у руководителя организации и PR специалиста.
5) Логотип ОО «ЭХО» может быть использован в следующих случаях:
• официальные мероприятия, инициированные и организованные ОО «ЭХО»;
• официальные бланки; • официальные визитные карточки сотрудников;
• официальные презентации;
• публичные отчеты, исследовательские материалы, разрешенные для массового распространения;
• официальные брошюры и буклеты с информацией о деятельности ОО «ЭХО»;
6) В случаях, когда мероприятие проводится совместно с партнерской и/или донорской организацией, решение об использовании логотипа принимается руководителем ОО «ЭХО» совместно с представителями партнерской и/или донорской стороны.
Положение о волонтерах
Введение
Все волонтеры ОО «ЭХО» должны изучить правила внутреннего распорядка, действующего на момент работы волонтеров в данной организации. Копия этих руководств должна быть вручена каждому волонтеру с уведомлением о получении при найме. Все изменения и дополнения, внесенные в эти руководства, должны быть доведены до сведения волонтеров.
1. Поиск волонтеров
1.1 После принятия решения, для чего необходимы волонтеры и что каждый из них будет делать, необходимо опросить сотрудников о целесообразности набора волонтеров. Поиск волонтеров может быть начат только после определения нужд организации в них.
1.2 Объявление должно быть опубликовано с указанием требований, предъявляемых к волонтерам (в зависимости от вида работ, к которому вы планируете их привлечь), а также возможностей, которые будут доступны для них (улучшение языковых навыков, интересные проекты, приобретение новых друзей и знаний, ознакомление с процедурами и деятельностью организации, и т.д.). Объявление должно включать дату и время, когда они смогут принять участие на встрече, презентующей саму организацию и в том числе волонтерскую компоненту.
1.3 В дополнение, работающие волонтеры могут пригласить потенциальных волонтеров. Также поощряется организация и проведение общественных мероприятий различного содержания с целью привлечения волонтеров.
2. Собеседование и набор волонтеров
2.1 После определения потенциальных волонтеров, необходимо провести собеседование с каждым из них. С этой целью рекомендуется назначить им время и запросить их резюме.
Следующие вопросы являются стандартными для данного вида собеседований:
• Как вы узнали о возможности поработать волонтером в нашем офисе?
• Каковы ваши ожидания от работы волонтером?
• Почему вы хотите работать волонтером?
• Как вы думаете, каким образом вы могли бы быть полезным нашей организации?
• Какого рода деятельность больше всего вам интересна?
• Имеете ли вы опыт работы волонтером?
• Предпочитаете ли вы работать индивидуально или в команде?
• Какие часы работы наиболее удобны для вас?
2.2. Необходимо рассказать об ожиданиях самой организации, и обсудить в какой мере эти ожидания совпадают с ожиданиями волонтера. Это поможет избежать недоразумений в будущем.
2.3 Решение о найме волонтера должно быть принято капитаном волонтерской команды (если капитана нет, то решение принимается сотрудниками организации), при условии, что сотрудник, который будет супервайзером (руководителем) этого волонтера дает свое согласие на набор, основываясь на результатах собеседования. Критерии отбора зависят от особенностей ожидаемой от волонтера деятельности.
3. Перечень обязанностей, график работы и ответственный руководитель
3.1. С каждым волонтером должен быть заключен контракт, который не рассматривается как трудовое соглашение. После подписания контракта, волонтеру должна быть предоставлена его копия.
3.2. Рекомендуется составить четкий план работы волонтера, нацеленный на эффективность занятости волонтера. Этот план должен быть упомянут в заключенном между волонтером и организацией контракте.
3.3. Рекомендуемая длительность работы должна составлять не более 4-х часов в день для несовершеннолетних волонтеров и не более 8-и часов в день – для совершеннолетних.
3.4. В контракте должен быть указан непосредственный ответственный руководитель волонтера из числа сотрудников Организации, который будет координировать работу волонтера, и обеспечивать его занятость. Он (она) будет обучать волонтера в случаях необходимости.
4. Испытательный срок для новых волонтеров
4.1. Все новые волонтеры должны пройти испытательный срок длительностью не более одного месяца. Контракт может быть прекращен одной из сторон в течение испытательного срока по той или иной причине, но после предварительного предупреждения о расторжении контракта за недельный срок.
5. Ознакомительная сессия
5.1. Рекомендуется провести для волонтера ознакомительную сессию: необходимо его/ее познакомить с сотрудниками организации, а также ознакомить с теми или иными правилами пользования офисным оборудованием и внутренними организационными процедурами.
6. Координация работы волонтеров
Супервайзер или капитан волонтеров должен координировать работу волонтеров.
6.1 Супервайзер или капитан волонтеров должен поддерживать постоянную связь с волонтерами, давать консультации и инструкции относительно вопросов, относящихся к работе, и проверять результаты (совместно с непосредственным руководителем). Капитан волонтеров должен быть полностью ответственен за выполнение работы вместе с самим исполнителем.
6.2. Рабочие встречи волонтеров должны проводиться с целью обмена мнениями о деятельности волонтеров в целом и с обсуждением текущих вопросов, а также должны способствовать улучшению командного духа. Они могут проводиться один раз в неделю или по мере необходимости.
6.3. Существуют определенные правила предоставления отчетов для волонтеров. В конце каждого месяца волонтеров должен сдавать отчет о проделанной работе супервайзеру или капитану волонтеров, с целью оценки его деятельности. Этот отчет должен быть внесен в дело волонтера, в котором должны храниться также его резюме и контактные данные.
7. Вознаграждение волонтеров
7.1. Работа команды волонтеров не менее важна и ценна для организации, чем оплачиваемый труд сотрудников. Поэтому, рекомендуется напоминать, что волонтерская работа очень полезна в рамках деятельности всей организации, и выработать отношение, что успехи организации являются и заслугами волонтеров. Это мотивирует волонтера. Наделение волонтера более ответственной работой тоже может рассматриваться как поощрение. Но, в этом случае, следует быть очень внимательным и помнить о способностях и ограничениях в компетентности волонтера, которому поручили такую работу.
Рекомендуется организовать следующее: Поздравление волонтеров с Днем Волонтеров 5 декабря, ежегодно Приглашение волонтеров на неофициальные встречи сотрудников организации Содействие в участии в тренингах, семинарах, рабочих и иного рода встречах сотрудников организации.
